8 个 Outlook 高效技巧，你早晚用得上

1、所以这篇文章要做的，就是通过我这几个月的实践心得，更善用 Outlook 上的一些特殊功能与技巧，来建立一个快速流畅、条理分明的任务管理流程。你不一定要跟我的方法一模一样，但或许可以提供给你一些参考与启发。下面我就直接切入 Outlook 的任务管理技巧说明，这套流程的设计跟我的时间管理方法有关。

3、 用颜色「类别」做邮件情境分派虽然 Outlook 上有内置所谓「重要！」的功能，但我实践上觉得单纯或过多的「重要邮件」意义不大，而且很多人在寄信给你时就会加上「重要！」，这样一来标上「重要！」的邮件事实上不一定是真重要。所以我这边回归 GTD 的方法，把收集到的邮件与任务用情境分类，更有实用意义。我为自己在 Outlook 上区分的工作情境有：下一步行动、追踪、会议讨论、有空再说。根据字面意义，就可以了解这是什么情境要处理的邮件。

4、每天优先处理完「下一步行动」里的对我真正重要的邮件，然后定期到看「追踪」的邮件有没有进度。在开会时处理「会议讨论」的邮件，然后没有时间就先不要管「有空再说」的邮件。

5、这里我用来分类 Outlook 邮件的功能，则是采用 Outlook 软件上的「类别」，在软件工具列上有一个彩色方块，可以自定义名称与颜色，建立专属的类别分类。为什么要用类别，而不用单纯的邮件资料夹？下面我就来解释。

7、「类别」就是 Tag 标签的概念，一封邮件「可以加上两种以上类别」。假如有一封邮件是「下一步行动」，但是又需要「会议讨论」，那使用类别就能同时加上这两个颜色标签。但是如果使用资料夹，就只能一个邮件放一个资料夹。这也是我常说 Tag 标签更适合数码资料整理的原因

9、 用「标帜」做邮件的待办任务化与延后提醒有了「彩色类别」来分类邮件的处理情境后，还会有些邮件是「真正的待办任务」，并且有「截止期限」，这时候我会利用「标帜（红色旗帜按钮）」来将邮件任务化。只要选择需要变成任务的邮件，然后按一下「标帜（红色旗帜按钮）」即可。

11、 用皤材装肢工作表统整邮件任务与一般任务还不只如此，那些加上「标帜」任务化的邮件，还可以在 Outlook 的「工作」页面看到，工作页面其实就是一份待办清单工作表。那些被任务化的邮件都会出现在这份待办清单，并且你可以在这里修改这些邮件的名称，改成任务行动的说明。有时候也会有任务不是来自于邮件，这时候可以单独加入到 Outlook 的工作表上，也同样可以设定提醒时间。也就是在 Outlook 的工作表中，让你不会漏掉邮件或一般任务，尤其某个时间前要完成的事情，都可以在这份待办清单里统一管理。

13、 用日历辅助管理进度、行程与任务做到前面的邮件情境分类、任务标帜、邮件封存动作后，基本上 Outlook 里的邮件应该已经进入一个有效的处理流程了。这时候 Outlook 里还可以搭配「日历」页面来同时管理，日历上有行程或专案进度，搭配右方工作表看到今天要完成的任务与邮件，就可以妥善安排时间。你可以在 Outlook 上方的「检视」页面，设定好可以同时看到日历、工作表的视野。

15、 建立「快速步骤」来理清邮件接下来分享一些时间管理上可以进阶应用的 Outlook 技巧。前面有些处理步骤很多，为了节省步骤，可以利用 Outlook 上的「快速步骤」功能，在上方功能列找到「快速步骤」，然后开始「新建」。

17、或是像下图中，我建立了一个叫做「有空再说」的快速步骤，它会自动执行：清除原本类别、加上有空再说类别、清除任务标帜、移动到封存的动作。例如有时候一个邮件任务放了一段时间后，发现不需要也没时间处理了，只要按一下「有空再说」的快速步骤，这封原本可能有提醒时间的邮件就会自动做好全新归类。

19、 使用 Gma坡纠课柩il App 在移动设备管理 Outlook 工作流程最后，就是让上述的工作流程也可以在移动设备上弋讥孜求使用，我目前发现最好的方法，是使用 Android 上的 Gmail App 来达成。一个关键的原因是手机版的 Outlook 无法同步电脑上制作的工作表，但是 Google 的 Gmail 登入 Exchange 帐号后却可同步 Outlook 上的工作表！A 君注：使用Samsung Focus（Android）或者 Exchange 的邮件应用 Nine（Android）也能同步工作表。而工作表是这个流程中最重要的任务清单，所以在手机上使用 Gmail 来管理 Outlook 上处理的时间任务流程。以上，就是在 Outlook 上实践 GTD 时间管理的流程，提供大家参考，如果你是长期 Outlook 用户，有更厉害的方法，也欢迎留言一起讨论分享。