如何使用企业云盘简单办公

作为一家工程建设公司，我们主要负责一项工程的建设工作。一个项目的完成要经过项目决策→项目立项→项目规划→项目施工→项目竣工等多个步骤，在这个过程中会产生大量的资料和文件，而如何对项目进程中所产生的大量资料进行有效管理就成为我们工作中的难题。企业云盘的核心价值就在于可以对大量文件进行管理并且还能使用云盘办公，有效缩短工程时间，加快项目进度，是工程管理行业的办公利器！

工具/原料

企业云盘

1. 工作中遇到的问题

1、一个工程项目周期比较长，在各个阶段会有不同的部门参与，这个过程存在大量的文件的协作，信息的传递。以往都是以QQ、邮件的方式来共享，但因为这些工具本身的缺陷，经常出现文件不能实时获取，枣释现轫版本不同步，信息错漏等问题。之后公司内部一些部门改用市面的个人网盘来进行管理，但发现个人网盘的协作属性和安全性并不能很好的满足企业的需求，甚至有可能带来安全隐患。之前公司的小朋友无意中发现百度网盘分享过的资料可以被搜索出来，和老板说了这件事，依稀记得老板当时的脸色超级难看。

2、工程持续推进过程中不断会有签字文件流出。涉及要签字的流程表签字部门多，且均为纸质签字，流程繁琐，耗费时间长，效率也低。一份合同完整的签字流程要经过：①经手人、②部门负责人、③成本合约部、④分管领导、⑤财务部、⑥总经理、⑦总部成本管理中心、⑧集团董事长等多人多部门签字同意。流程相当繁琐，如果遇到相关人员出差无法及时处理文件，势必会拖慢整个工程的进度。

2. 企业云盘解决方案

1、统一储存，安全高效 ：将项目中产生的各种文件，按类别、部门不同建立文件夹放在亿方云上。需要时可一键分享给外部或是内部相关人员，资料分享简单快速。不过我们为了文件安全，不会直接将整个文件夹分享，只会分享相应的单个文件，并对分享文件进行下载权限和有效时间设置，保证资料不会外泄。

3、协同办公：以项目名称命名建立协作文件夹，将需要跨部门协作的文件比如招标合同、财政部的各项支出等放入协作文件夹，文件夹内的成员就可以随时随地在线查看这些资料。与工作相关的讨论可以在文件的评论区完成，确保沟通及时有效。而且所有的讨论记录都可以随时进行回溯，方便证据留档，不会因为某个员工离职造成讨论信息的遗漏和消失。